Gestión Documental

Nuestro Sistema de Gestión de Calidad tiene como misión la adecuada administración, protección y custodia de los archivos que constituyen memoria histórica de la gestión académica y administrativa, como fuente de información para acceso y uso de los usuarios, de manera ágil, veraz y oportuna, a través del suministro de óptimos servicios de información.

Entre las principales funciones se encuentra el establecimiento de normas y directrices en materia archivística en la familia Unicomfacauca, mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares y formatos, así como la implementación de un sistema de archivo unificado – orgánico funcional., brindar capacitación en materia archivística a los archivos de gestión y central, implementar las Tablas de Retención Documental, mediante las cuales se regule la producción documental y se establezca su vigencia y conservación y supervisar las labores archivísticas en la Corporación Universitaria Comfacauca, mediante visitas de inspección, informes y recomendaciones.

Este es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos institucionales.

 

 

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, es quien lo preside.

El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actua como secretario técnico y participan el jefe de la Oficina Jurídica, jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente, el jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información, el Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión, y el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto.

También, podrán asistir como invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).

Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.1.15. Conformación del Comité Interno de Archivo – Ministerio de Cultura

Las Tablas de Retención Documental son consideradas como el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una organización, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de retención en cada fase de archivo.

También, son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de la familia Unicomfacauca.

Reglamento Interno de Gestión Documental

El Reglamento Interno de Gestión Documental de la Corporación Universitaria Comfacauca, se constituye como un instrumento de trabajo que orienta la función archivística dentro de la Corporación, imprimiendo a dicho proceso modernización y homogenización metodológica, como marco normativo y procedimental cuya finalidad obedece al establecimiento de pautas que permitan racionalizar y normalizar la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración de los documentos que produzcan en ejercicio de las actividades propias de la familia Unicomfacauca.

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